Gratis Resim Yarışması Finalist Değerlendirmesi Aydınlatma Metni
I- Tanımlar
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan kişi veya kuruluş Veri Sorumlusudur. Gratis İç ve Dış Ticaret AŞ (devam eden açıklamalarda Gratis olarak anılacaktır), veri sorumlusu sıfatıyla “Gratis Resim Yarışması” faaliyetinde kişisel veri toplamaktadır.
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait her türlü veri kişisel veridir.
Kişisel Veri, Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
II – Kişisel Veri İşleme Amaçları ve Hukuki Sebep
Gratis, 07-10 yaş arası küçükler arasında bir resim yarışması düzenleyerek, küçüklerin gelişimine katkıda bulunmak, yeteneklerinin ödüllendirilmesini sağlamak, resim yarışmasının sosyal nitelikli teması hakkında küçüklerin düşünsel ve sanatsal faaliyet yürütmesini ve bu yolla küçüklerde sosyal farkındalığı geliştirmek amacındadır.
Gratis bu faaliyetin gerçekleştirilmesi, sonuçlandırılması ve faaliyet sonunda ödül kazananlara ödüllerinin teslimi faaliyetle ilgili Gratis tarafından belirtilen şartlara başvuran yasal temsilcilerin uymalarını temin, amacıyla kişisel veri işlemektedir.
Gratis, faaliyetin gerçekleştirilmesi için kişisel veri işlemede aşağıdaki hukuki sebeplere dikkat eder.
Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Devam eden şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür: a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi. b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması. c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması. e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması. f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Faaliyete katılım, faaliyetin amacı doğrultusunda gönderilen eserin değerlendirilmesi ve faaliyetle ilgili olarak başvurucu ile temasa geçilmesi işlemleri bakımından kişisel veri işleme ilgili kişinin açık rızasına bağlıdır.
Faaliyet kapsamında kişisel verileriniz açık rızanıza dayanarak ve burada belirtilen diğer hukuki sebeplerin söz konusu olması halinde açık rızanız aranmaksızın işlenebilecektir.
III- İşlenen Kişisel Veriler ve Yöntem
Faaliyetin ilk aşamasında Gratis tarafından kurulan internet sitesi aracılığı ile yarışmada eseri yer alacak küçüğün yasal temsilcilerinden en az birinin başvuru yapması aranır. Bu aşamada yasal temsilcinin adı soyadı, telefon numarası, ikamet edilen adres, şehir, ilçe ve yasal temsilcisi olduğu küçüğün adı, yaş bilgisi küçüğe ait resmin görsel ile birlikte otomatik yolla (internet sitesine aktarım) alınır.
Ön değerlendirme aşamasında toplanan kişisel veriler yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenir.
Yarışma koşullarında belirtilen tarihte finalistler açıklanır. Yasal temsilcinin göndermiş olduğu resim finalistler arasında ise Gratis yasal temsilcinin bildirmiş olduğu telefon numarası üzerinden yasal temsilci ile irtibata geçer.
Ön değerlendirme sonrasındaki aşamada küçüğün resminin aslı ile birlikte küçüğün adı soyadı, yaşı ve okuduğu okul bilgisi talep edilir. Bu yolla finalistlerin değerlendirilmesi sağlanır.
IV – Kişisel Verilerin Paylaşılması
Ön değerlendirme ile Gratis’e aktarılan kişisel veriler yukarıda belirtilen amaçlarla ilgili Gratis birimlerine, ön değerlendirmede görev alacak yurt içinde yerleşik jüri üyelerine elektronik ortamda aktarılacaktır
Ön değerlendirme sürecinin tamamlanmasına ilişkin onayların yasal temsilciden alınması için yasal temsilcinin bildirdiği iletişim adresi (telefon, elektronik posta) ile irtibat kurulması için Gratis’in anlaşmalı olduğu hizmet firmasına iletişim bilgisi aktarılacaktır.
Ön değerlendirmeden sonra yapılacak incelemenin sonucunda yasal temsilcinin ilettiği küçüğe ait resim finale kaldığı takdirde yasal temsilci ile telefon üzerinden iletişim kurulması için yasal temsilcinin telefon numarası müşteri hizmetleri servisini yürüten ve Gratis’in anlaşmalı olduğu hizmet firmasına aktarılacaktır.
İlgili Kişilerin Hakları
Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) 6698 sayılı Kanun 7’nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Veri Sorumlusuna Başvuru
Veri Sahipleri, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle yapılabilir. Bu itibarla ilgili kişi daha önce Gratis’e bildirmiş olduğu elektronik posta adresinden talep konusu bildirerek, Gratis’in elektronik posta adresi olan iletisim@gratisresimyarismasi.com adresine (Ad soyad, yazılı başvurularda imza, TC Kimlik numarası, Tebligata elverişli adres, bildirime esas elektronik posta adresi telefon numarası) de belirterek (kimlik fotokopisi gibi eklemeler yapmaksızın) veya Gratis Levent Mahallesi, Cömert Sk Yapı Kredi Plaza C Blok, 34330 Beşiktaş/İstanbul adresine aynı içerikte yazılı başvuru göndererek kullanabilirler. Başvurular Gratis tarafından başvurunun Gratis’e ulaşmasından itibaren 30 gün içinde yanıtlanır. Veri sahibinin talebinin başvurusuna yazılı olarak verilecek yanıtlarda işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde on (10) sayfaya kadar ücret alınmaz. Bu miktarın üzerindeki her sayfa için 1 TL ücret alınabilir.